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19.01.2016
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A

Ablage

Im Büro wird unter Ablage das Sortieren und geordnete Ablegen (Archivieren) von Informationen, meist Papier-Dokumenten gemeint. Je nach Beschaffenheit der Dokumente und abhängig davon, wie häufig auf sie wieder zugegriffen werden muss, gibt es verschiedene Methoden der Ablage und unterschiedliche  Ablagesysteme.

Eine moderne Form der Ablage ist die digitale Ablage von Dokumenten, z.B. in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)

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Ablagesysteme

Die Wahl des Ablagesystems ist abhängig davon, um welche Art Dokumente es sich handelt und wie häufig auf diese zugegriffen werden muss. Bei Papierdokumenten bietet sich die Ablage in Aktenordnern oder Hängesystemen (Hängeordner, -taschen, -mappen) an. Große Dokumente werden häufig in Rollen, oder einzeln hängend (z.B. Landkarten) abgelegt. Zur Unterbringung solcher Dokumente werden spezielle Kastenmöbel benutzt.

Zur längerfristigen Archivierung von Papierdokumenten sind auch verschiedene Karton- und Kastensysteme gebräuchlich.

Für kurzfristige Ablagen, wie z.B. Postein- und -ausgang, aktuelle Projektunterlagen oder häufig verwendete Listen und Verzeichnisse sind Ablagekörbe aus Kunststoff oder Drahtgeflecht üblich. Diese gibt es jeweils in geschlossener oder offener Fassung.

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Aktenvernichter

Zum Schutz von Informationen auf Papierdokumenten werden sensible Dokumente häufig vernichtet wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Das übliche Verfahren in den Büros sind elektrische Aktenvernichter.

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Archivierung

Unter Archivierung versteht man die regelgerechte Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen.  Bei der Wahl der Methode ist darauf zu achten, dass die Dokumente für die Dauer der Aufbewahrung unbeschadet erhalten bleiben und jederzeit wieder im Zugriff sind, sobald sie wieder benötigt werden.

Wichtig sind vor allem eine sinnvolle Sortierung bei der Ablage, trockene, staubfreie und knitterfreie Lagerung und zum Wiederauffinden eine sinnvolle Beschriftung.

Eine moderne Form der Archivierung ist die digitale Ablage von Dokumenten, z.B. in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Über die Dauer der Archivierung entscheiden im Betrieb vor allem die  Aufbewahrungspflichten von Dokumenten.

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Aufbewahrungspflicht

Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

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B

Beamer

Das Wort Beamer klingt nur englisch, ist aber eine deutsche Ableitung des engl. Wortes „beam“, der Strahl. Als „Beamer“ werden landläufig alle Ausgabegeräte bezeichnet, die aus Fernsehern, Computern, Videokameras, DVD-Playern etc. Bilder und Filme projizieren.

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Büroartikel

Siehe auch Bürobedarf

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Bürobedarf

Unter Bürobedarf werden gemeinhin alle Produkte verstanden, die als Verbrauchsmaterial in Büros und Verwaltungen verwendet werden. Nicht nur Papier und Schreibgeräte, auch Ordnungsmittel wie Ordner, Hängeregistraturen, Stempel, Tinten und Toner, sowie Schreibtischausstattungen wie z. B. Locher, Hefter, Scheren, Klebestifte und Klebefilm fallen in diese Kategorie.
In der Regel werden die Begriffe Bürobedarf, Büroartikel und Büromaterial synonym verwendet. Die Branche verwendet außerdem die Abkürzung PBS (Papier- Büro- und Schreibartikel) --> s.a. PBS Ehrenkodex.

Obwohl nicht im eigentlichen Sinne Verbrauchsgüter, fassen wir auch bestimmte technische Produkte unter Büromaterial. Hierzu zählen z.B. Diktiergeräte, Arbeitsplatzdrucker, Beschriftungsgeräte, Taschenrechner, Laminiergeräte, Aktenvernichter, etc.

Die Begriffe Büromaterial, Büroartikel werden praktisch gleichbedeutend verwendet. 

Abzugrenzen ist Bürotechnik - mit diesem Begriff umschreiben wir alle technischen Geräte im Büro mit Ausnahme von IT-Hardware und Investitionsgütern.

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Büromaterial

siehe unter Bürobedarf

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Bürotechnik

Unter Bürotechnik verstehen wir Investitionsgüter, vor allem im Bereich Druck und Kopie. Hierzu zählen Multifunktionsgeräte, die diverse Funktionen wie Drucker, Faxgerät, Kopierer, Scanner in sich vereinen. Ebenso gehören Large-Format-Printer (LFP) für uns in diese Kategorie.

Im Mittelpunkt dieses Arbeitsbereichs stehen aber die Ausstattung der Systeme mit allen (software-) features, die professionell ausgestattete Büros heutzutage benötigen.

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C

C-Artikel

Als C-Artikel bezeichnet man nach der klassischen ABC-Analyse solche Produkte und Materialien, die in nur geringem Maße zum Umsatzerfolg eines Unternehmens beitragen. In den Büros sind das in aller Regel die Produkte des Bürobedarfs, das Verbrauchsmaterial. Das Handling dieser Produkte ist bestimmt durch einerseits eine  große Anzahl von Bestellpositionen und ein im Verhältnis geringes Einkaufsvolumen auf der anderen Seite.

Die Prozesskosten im Beschaffungsprozess übersteigen den Einkaufwert und auch die Bedeutung der Produkte für das Betriebsergebnis häufig bei Weitem.

Ein aktives C-Artikel-Management hat daher ein hohes Kostensenkungspotenzial. Als wesentlicher Baustein ist hierbei ein e-Procurement-System zu nennen.

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E

E-Procurement

Ein System zur online-Beschaffung.
Im Bereich Bürobedarf sprechen wir von einem e-Procurement System wenn es sich um ein geschlossenes Beschaffungssystem handelt, in dem nicht nur ein passwortgesteuertes Zugangsmanagement realisiert ist, sondern auch Rahmenvereinbarungen, Sortimente und Preise für jeden Kunden individuell eingerichtet werden. Berechtigungssysteme ermöglichen Kostenstellenbeschaffung abzubilden, bis hin zu individuellen Liefer- und Rechnungsadressen und Sortimente je Kostenstelle.
Multilieferantenfähigkeit ermöglicht eine übergreifende Plattform ganz nach den Bedarfen des Kunden zu generieren.

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Ergonomie

Erforschung der Leistungsmöglichkeiten und optimalen Arbeitsbedingungen. Ursprünglich ist das Ziel der Ergonomie-Forschung die Optimierung und Verbesserung von Arbeitsabläufen und Arbeitsmitteln zur Produktivitätssteigerung. Heute versteht man darunter meist die optimale Anordnung von Arbeitsmitteln und die Verbesserung von Arbeitsabläufen mit dem Ziel, die Menschen gesund zu erhalten und damit die Arbeitsfähigkeit zu erhalten. Die ergonomische Ausgestaltung von Arbeitsplätzen ist somit nur ein Teilaspekt der Ergonomie

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L

Lampe

Eine Lampe ist eine künstliche Lichtquelle, in der elektrische Energie in sichtbare Strahlung umgewandelt wird.

In Abgrenzung zur Lampe bezeichnet der Begriff Leuchte das Gerät zur Verteilung des Lichtes, das eine Lampe ausstrahlt. Die Leuchte dient de Befestigung, dem Schutz und der Energieversorgung der Lampen und ihrer notwendigen Bestandteile.

Anders, als im Alltagssprachgebrauch üblich, ist die Lampe also das, was leuchtet (richtig: "Glühlampe)", die Leuchte aber das Gehäuse darum herum (richtig: "Stehleuchte")

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LED-Leuchtmittel

LED steht für "light emitting diode". Es handelt sich um Lampen, die aus Leuchtdioden in unterschiedlicher Anordnung bestehen. 

Die Vorteile der LED Lampen bestehen in ihrer langen Lebensdauer, geringem Energieverbrauch und der geringen Wärmeerzeugung.

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Leuchte

siehe Begriff Lampe

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P

Piezo-Druckverfahren

Ein Verfahren bei der Nutzung von Tintenstrahldruckern. Hierbei wird der in den Düsen des Tintenstrahldruckers benötigte Druck durch den Einsatz von Piezo-Kristallen erzeugt. Diese Kristalle haben die Eigenschaft, sich beim Anlegen einer elektrischen Spannung zu verformen. Diese Verformung wird eingesetzt, um den Druck zu erzeugen. Der Vorteil dieser Technologie ist einerseits die Haltbarkeit der Piezo-Kristalle, die i.d.R. während eines produkt-life-cycles eines Druckers nicht getauscht werden müssen. Andererseits funktioniert die Verformung im Mikrosekundenbereich, was eine enorme Arbeitsgeschwindigkeit zur Folge hat.

Wesentlicher Anbieter dieser Technologie ist Epson.

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R

Raumakustik

Als Raumakustik bezeichnet man die Summe aller akustischen Eindrücke in einem Raum. Die wichtigste Größe der Raumakustik in einem Büroraum ist die Nachhallzeit. Hiemit bezeichnet man die Zeit, in der ein einzelnes Schallereignis um 60 dB abgenommen hat. Sie ist hauptsächlich abhängig von der Beschaffenheit der Wände und Materialien im Raum. Die Nachhallzeit wird in verschiedenen Frequenzbereichen gemessen und in Vorher-Nachher-Darstellungen dokumentiert. Die Nachhallzeit kann in der Regel durch unterschiedliche raumakustisch wirksame Maßnahmen verringert werden. Das Ziel dieser Maßnahmen insgesamt muss es sein, die Sprachverständlichkeit zu verbessern, störende Geräusche herauszufiltern und die Raum-Atmosphäre zu verbessern.

Meist wird dies über die richtige Zahl und Anordnung schallabsorbierender Flächen erreicht. 

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S

Service-Level-Agreement (SLA)

Bezeichnet eine Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Dienstleister für wiederkehrende Dienstleistungen. Ursprünglich für den IT-Sektor entwickelt, heute aber auch in anderen Dienstleistungsbeziehungen üblich.
Kern eines SLA ist die exakte Beschreibung von geschuldeter Leistung, Reaktionszeit und vor allem Leistungsqualität (service level). Meist kann der Auftraggeber zwischen mehreren Stufen (levels) zu unterschiedlichen Preisen im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Abwägung wählen. Der Vorteil für den Auftraggeber liegt in der größeren Transparenz und Gestaltungsmöglichkeit gegenüber dem herkömmlichen Dienstleistungsvertrag.

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T

Thermisches Druckverfahren

Bei diesem Druckverfahren in Tintenstrahldruckern befinden sich an den Düsenkanälen der Tintenpatronen Heizelemente. Durch Anlegen einer elektrischen Spannung an ein Heizelement werden in Sekundenbruchteilen Temperaturen von ca. 300°C erreicht. Die Tinte verdampft im Düsenkanal schlagartig und es bildet sich eine Dampfblase, die mit sehr hoher Geschwindigkeit aus der Düse gepresst. Sobald die Spannung abgeschaltet wird, reißt der Tintentropfen ab und wird auf das Papier geschossen.

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Tintenstrahldrucker

Bei Tintenstrahldruckern wird die Farbwirkung durch kleinste Tintentröpfchen erzielt. Das Papier wird durch einen Schrittmotor in sehr exakter Geschwindigkeit durch die Maschine geschoben. Gleichzeitig wird die Tintenpatrone (oder mehrere, bei Farbdruckern) mit dem Druckkopf horizontal über das Papier geführt. Auch dies geschieht in sehr hoher Geschwindigkeit.Der Druckkopf schießt die bereits erwähnten winzigen Tintentröpfchen auf das Papier. Häufig werden die Tintenpatronen in den Druckkopf integriert, sogenannte Druckerpatronen. Wesentliche Parameter für die Qualität eines Tintendruckers ist einerseits die Geschwindigkeit, mit der die Druckerpatrone geführt wird und andererseits die Größe der Tintentröpfchen, mit denen das Papier bedruckt wird. Je kleiner diese Tröpfchen sind, desto klarer ist das Schriftbild.

Man unterscheidet zwei grundsätzlich unterschiedliche Verfahren zur Erzeugung der Tintentröpfchen: das thermische Verfahren und  das Piezo-Druckverfahren.

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