Dokumenten-Management-System Starke-DMS

Dokumenten-Management-System - Was ist das?

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist die Grundlage erfolgreichen Informationsmanagements in jedem Unternehmen.

Die Verzögerungen und Schwierigkeiten im Umgang mit Informationen liegen heute meist nicht in der Informations-Beschaffung, sondern in der Bereitstellung, Auswertung und Verarbeitung der relevanten Daten und Dokumente. DMS360 macht digitale Dokumente und eingescannte Papierdokumente für alle User mit der entsprechenden Berechtigung überall und zu jederzeit zugänglich. Ohne langwieriges Ablegen, Suchen, Wiederablegen, ...

Mit dem Starke-DMS werden alle Dokumente schnell und komfortabel erfasst, sicher archiviert und jederzeit wieder gefunden. Die Arbeit mit dem Dokument ist nur einen Mausklick entfernt. Den Dokumenten können Notizen angehängt werden, sie können mit automatischen Stempeln, Kommentaren und Markierungen versehen werden. Genau, wie Papier-Dokumente. Nur können die Arbeitshinweise auf dem elektronischen Dokument wieder ausgeblendet werden - das Original bleibt erhalten.

Zugriffsregelungen klären, wer welche Dokumente speichern, ansehen oder bearbeiten darf. Die Diskretion und Sicherheit bleibt gewahrt.

Ein Dokumenten-Management-System steht im Zentrum moderner Informationsverwaltung.

Zeitersparnis

100 Blatt Papier sortieren und ablegen dauert ca. 2 Stunden. 100 Dokumente im elektronischen Archiv abzulegen dauert ca. 5 Minuten bei automatischer Ablage. Die Recherchedauer je Dokument beträgt durchschnittlich ca. 10 Minuten in seiner Gesamt-Lebenszeit. Ein elektronisches Archiv benötigt max. 30 Sekunden Recherche pro Vorgang. Unabhängig davon, wie alt das Dokument ist.

Workflow

Ein integriertes Workflow-System dient der aktiven Steuerung von Arbeitsabläufen. Durch schnelle Weiterbearbeitung von Dokumenten verkürzen sich die Liege-, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten. Durch strukturierte und transparente Prozesse wird eine Vereinheitlichung und qualitative Verbesserung erreicht. Selbstverständlich können in dem Workflow Vertretungsregelungen ebenso wie Eskalationsstufen definiert werden.  

Archivierung

50 Ordner mit Papier benötigen ca. 4m Regal. Als Dateien benötigen sie ca. 1GB Speicher. Raumbedarf: zu vernachlässigen!

Die elektronische Ablage ist mehrdimensional strukturiert. Die Suche funktioniert nach beliebigen Suchbegriffen. Oder mit der Volltextsuche - Dokumente gehen nicht mehr verloren!

Handelsbriefe: nicht nur Korrespondenz, sondern auch viele e-mails sind nach §257 HGB archivierungspflichtig. Deshalb werden e-mails wie alle andern Dokumente ins DMS360 aufgenommen. Anhänge werden als separate Dateien gespeichert und können getrennt - auch über Volltext-Suche  - durchsucht werden. Außerdem ist sichergestellt, dass jede e-mail und jeder Anhang nur 1x gespeichert wird.

Aufbewahrungspflichten werden sicher eingehalten.