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18. Dezember 2018
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Dokumentenprozesse

DMS - Dokumenten-Management-System

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist die Grundlage erfolgreichen Informationsmanagements in jedem Unternehmen.

Die Verzögerungen und Schwierigkeiten im Umgang mit Informationen liegen heute meist nicht in der Informations-Beschaffung, sondern in der Bereitstellung, Auswertung und Verarbeitung der relevanten Daten und Dokumente. Ein DMS macht digitale Dokumente und eingescannte Papierdokumente für alle User mit der entsprechenden Berechtigung überall und zu jederzeit zugänglich. Ohne langwieriges Ablegen, Suchen, Wiederablegen, ...

Mit dem DMS unseres Partners Starke + Reichert GmbH & Co. KG werden alle Dokumente schnell und komfortabel erfasst, sicher archiviert und jederzeit wieder gefunden. Die Arbeit mit dem Dokument ist nur einen Mausklick entfernt. Den Dokumenten können Notizen angehängt werden, sie können mit automatischen Stempeln, Kommentaren und Markierungen versehen werden. Genau, wie Papier-Dokumente. Nur können die Arbeitshinweise auf dem elektronischen Dokument wieder ausgeblendet werden - das Original bleibt erhalten.

Zugriffsregelungen klären, wer welche Dokumente speichern, ansehen oder bearbeiten darf. Die Diskretion und Sicherheit bleibt gewahrt.

Ein Dokumenten-Management-System steht im Zentrum moderner Informationsverwaltung.

Dokumenten-Management-System im Zentrum moderner Informationsverwaltung

Zeitersparnis

100 Blatt Papier sortieren und ablegen dauert ca. 2 Stunden. 100 Dokumente im elektronischen Archiv abzulegen dauert ca. 5 Minuten bei automatischer Ablage. Die Recherchedauer je Dokument beträgt durchschnittlich ca. 10 Minuten in seiner Gesamt-Lebenszeit. Ein elektronisches Archiv benötigt max. 30 Sekunden Recherche pro Vorgang. Unabhängig davon, wie alt das Dokument ist.

Workflow

Ein integriertes Workflow-System dient der aktiven Steuerung von Arbeitsabläufen. Durch schnelle Weiterbearbeitung von Dokumenten verkürzen sich die Liege-, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten. Durch strukturierte und transparente Prozesse wird eine Vereinheitlichung und qualitative Verbesserung erreicht. Selbstverständlich können in dem Workflow Vertretungsregelungen ebenso wie Eskalationsstufen definiert werden.  

Archivierung

50 Ordner mit Papier benötigen ca. 4m Regal. Als Dateien benötigen sie ca. 1GB Speicher. Raumbedarf: zu vernachlässigen!

Die elektronische Ablage ist mehrdimensional strukturiert. Die Suche funktioniert nach beliebigen Suchbegriffen. Oder mit der Volltextsuche - Dokumente gehen nicht mehr verloren!

Handelsbriefe: nicht nur Korrespondenz, sondern auch viele e-mails sind nach §257 HGB archivierungspflichtig. Deshalb werden e-mails wie alle andern Dokumente ins DMS360 aufgenommen. Anhänge werden als separate Dateien gespeichert und können getrennt - auch über Volltext-Suche  - durchsucht werden. Außerdem ist sichergestellt, dass jede e-mail und jeder Anhang nur 1x gespeichert wird.

Aufbewahrungspflichten werden sicher eingehalten.

 

Herkömmliches Papierarchiv

 

Digitales Archiv zum sekundenschnellen Auffinden und Weiterbearbeiten von Dateien

dokoni FIND

Kennen Sie schon dokoni FIND von Konica Minolta? Ersparen Sie sich und Ihren Kollegen ab sofort das lange Suchen. Freuen Sie sich stattdessen über schnelle und gute Suchergebnisse.

Die umfassende Indexieranwendung dokoni FIND erleichtert Nutzern den Zugriff auf benötigte Informationen – unabhängig von Format oder Speicherort. dokoni FIND ermöglicht schnellen und einfachen Zugang zu allen relevanten Unternehmensdaten, ohne dass ein Wechsel zwischen Benutzeroberflächen und Anwendungen erforderlich wird. Von einem einzigen Zugriffspunkt aus werden alle Anwendungen einbezogen, Inhalte aus verstreuten Datensilos extrahiert und in einem sicheren gemeinsamen Index erfasst, sodass sofort alle Ergebnisse sichtbar werden, für die der Benutzer Zugriffsrechte besitzt. dokoni FIND unterstützt Benutzer beim schnellen Suchen und Abrufen jeder Art von Daten und führt verbundene Datenspeicher, Anwendungen und Datenbanken zu einem Universalindex zusammen.

Erfahren Sie hier mehr über dokoniFIND (pdf, 852 kb) >>

Oder rufen Sie unseren Experten für Prozess-Optimierung direkt an:

Carsten Wegner 0511 1247-229

Managed Print Services

Fleet Cockpit

Fehlfunktionen und Ausfälle der Bürotechnik behindern die Produktivität. Wir beugen dem mit innovativen Produkten wie dem „Fleet Cockpit“ für den Druck-/Kopierbereich vor. Dieses Managed-Service-Konzept umfasst das Toner-, Service- und Zählermanagement inklusive Reports  und Controlling. Über eine gesicherte Datenübertragung kontrollieren wir die Systeme und ihre Verbrauchsmaterialien (z. B. Toner). So erkennen wir frühzeitig drohende Leerstände und Störungen und können rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten.

 

 

Jan erklärt Document Process Outsourcing

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Follow me printing

Zentrale Multifunktionsgeräte benötigen weniger Energie und sind weniger aufwendig zu administrieren, als Arbeitsplatzgeräte. Sie haben aber auf der anderen Seite einen deutlichen Nachteil: das gedruckte Dokument ist nicht vor dem Zugriff durch Unbeteiligte Dritte gschützt.

Hierfür gibt es eine Lösung: follow me printing erlaubt es, den Ausdruck von Dokumenten zu verhindern bis die PIN des Users eingegeben wird. Volle Zugriffskontrolle auf Ihre z.T. diskreten Dokumente.

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